Les automatisations#

Une automatisation est une règle simple : ce modèle, pour cette fiche, à cette cadence, livré comme ça. DokKraft émet le document à chaque échéance — facture mensuelle d'un client, rapport hebdomadaire, attestation annuelle — avec son numéro, son PDF et son classement, puis le livre. Vous configurez une fois, l'application répète.

Où trouver les automatisations#

L'entrée Automatisations de la barre latérale ouvre la page de pilotage. Vous pouvez aussi créer une règle à partir de son point de départ :

• Automatiser sur un modèle de la bibliothèque : le wizard s'ouvre avec ce modèle préselectionné.
• Automatiser sur une fiche d'un répertoire : le client est déjà choisi.

Le wizard : quatre étapes#

1. Le document — choisissez le modèle à générer et le dossier de destination (parcourez l'arborescence ou recherchez par nom) : chaque document émis sera classé là.
2. La cadence — « chaque semaine », « chaque mois », « chaque trimestre » ou « chaque année », avec des raccourcis (1ᵉʳ du mois, dernier jour du mois, chaque lundi…), l'heure et le fuseau. Des réglages avancés bornent la série (première émission, dernière émission, ou arrêt après N émissions). Un aperçu affiche les prochaines occurrences — numéros prévisionnels compris ; un jour 29, 30 ou 31 tombe au dernier jour des mois plus courts. Un mode « une seule fois » programme une émission unique à une date donnée.
3. Les données — le formulaire de génération pré-rempli pour la récurrence : le nom de chaque document est un motif (Contrat — {{fiche.nom}}), la date et le numéro sont automatiques, les lignes de tableau sont figées pour chaque occurrence. La fiche choisie est relue à chaque émission : une adresse ou un tarif modifié est suivi sans retoucher la règle.
4. L'envoi — le mode de livraison, et un récapitulatif en une phrase avant d'activer.

La livraison#

Trois modes, choisis à l'étape « L'envoi » :

• Émettre et m'alerter — le document est généré et numéroté, une notification vous invite à le relire avant tout envoi.
• Émettre et envoyer automatiquement — le PDF part par e-mail au destinataire (souvent {{fiche.email}}), avec l'objet et un message optionnel : les variables {{fiche.*}}, {{document.numero}} et {{document.date}} y sont remplacées à chaque occurrence.
• Émettre seulement — le document attend dans son dossier, pour un envoi manuel ou via l'API.

L'option Après l'envoi décide du sort du document : conserver le statut « Émis », ou l'archiver automatiquement dès que l'e-mail est réellement remis — le dossier reste lisible, sans travail manuel.

Fiabilité : pauses, reprise, historique#

Rien ne s'arrête en silence. Une automatisation est mise en pause automatiquement — et vous êtes notifié — lorsque le quota de documents du plan est atteint, après 3 échecs consécutifs de livraison, ou si son modèle est archivé. Vous reprenez d'un clic quand la cause est traitée.

Chaque règle affiche sa prochaine émission (avec compte à rebours) et son historique : date, document produit, résultat et origine de l'émission (planifiée, manuelle, essai). Le bouton Exécuter maintenant génère une occurrence immédiate — utile pour tester une règle fraîchement créée. La page se met à jour en temps réel.

Limites par plan#

Le nombre d'automatisations actives suit le plan de l'espace : Free 1, Starter 10, Pro et Business illimités.

Pour réagir aux émissions depuis vos propres outils, l'événement webhook automation.run.completed signale chaque occurrence traitée — voir la référence des webhooks.