Générer & suivre#

Un document est une instance d'un template : généré depuis un dossier, numéroté, archivé dans l'explorateur. Son PDF est conservé selon la durée de votre plan (voir plus bas). Cette page décrit le geste quotidien : remplir l'écran de génération, émettre, puis suivre.

Remplir l'écran de génération#

Depuis un dossier lié à un template, lancez la génération : le formulaire est construit depuis le schéma du template.

• Champs auto-typés : chaque champ déduit son contrôle de saisie (types) — date, montant, pourcentage, liste.
• Fiche registre : un champ lié à un registre devient un sélecteur de fiche — toutes les colonnes de la fiche choisie sont injectées ({{client.nom}}…).
• Valeurs héritées : le dossier et ses parents peuvent pré-remplir des variables (cascade) — la valeur locale écrase l'héritage.
• Tableaux de lignes : ajoutez les lignes (désignation, quantité, prix) ; les formules calculent totaux et TVA en direct.
• Aperçu continu : le rendu se régénère à chaque saisie — ce que vous voyez est le PDF.
• Champs obligatoires : une variable ou un suivi marqué obligatoire au Studio est exigé à l'émission — à la saisie comme en correction, en API v1 comme dans les embeds. Une valeur déjà résolue (cascade du dossier, défaut du schéma, formule) compte comme remplie ; sinon l'émission est refusée (422), sans rien décompter.

Émettre, corriger, archiver#

Statut	Signification
brouillon	Créé, PDF régénérable
emis	Numéroté et verrouillé — passage définitif
archive	Classé, ne compte plus dans les compteurs actifs
annule	Annulé (depuis « emis »)
remplace	Ancienne version d'un document corrigé — posé par le système, jamais à la main

Les transitions autorisées : brouillon → emis, emis → archive, archive → emis, emis → annule.

Bouton Émettre sur un brouillon : le compteur du template s'incrémente, le numéro est figé, le PDF final est généré. Un document émis ne peut plus être renuméroté.

Corriger un document émis crée une nouvelle version (v2, v3…), pré-remplie avec les valeurs en cours. À l'émission, la correction hérite du même numéro — le numéro reste stable, c'est la version qui avance, et {{DOCUMENT.version}} alimente le contenu (1, 2…). Les versions précédentes passent alors en « remplacé » : grisées dans les listes, elles restent consultables dans l'historique des versions de la fiche, avec un bandeau vers la dernière. Pour tirer un numéro neuf au compteur du template au lieu d'hériter, cochez Réserver un nouveau numéro à l'écran d'émission.

Conserver le PDF#

Le PDF d'un document émis est conservé selon la durée du plan : 30 jours en Free, un an en Starter, sans limite en Pro et Business. Passé ce délai, le fichier est purgé et son statut passe à « expiré » — mais le document reste complet : numéro, contenu figé, suivis. Le PDF se re-rend à la demande depuis la fiche.

Envoyer par e-mail#

Depuis la fiche d'un document émis, Envoyer poste le PDF en pièce jointe. Le champ À est pré-rempli avec l'adresse de la fiche client liée ; Cc et Cci acceptent chacun jusqu'à 10 adresses, avec des suggestions tirées de vos répertoires — fiche liée en tête, dernier destinataire en renfort. Objet requis, message facultatif : l'envoi part en file d'attente et son historique reste consultable sur la fiche (statut, destinataires, aperçu du message). Un brouillon ne peut pas être envoyé.

Suivis métier#

Le cycle de vie ci-dessus est fixe : il est commun à tous les documents. Les suivis métier (paiement, livraison…), eux, sont paramétrables et se règlent fiche par fiche après l'émission. Deux niveaux entrent en jeu :

• le catalogue de l'espace (paramètres) définit les dimensions disponibles : clés, libellés, options, couleurs ;
• chaque template active ensuite les dimensions qu'il suit (fiche template → « Suivis attachés »), avec l'option posée par défaut à l'émission.

Un document n'affiche donc que les suivis de son propre template : une facture suit le paiement, un bon de livraison la livraison, une attestation rien du tout. Les valeurs apparaissent dans l'explorateur sous forme de pastilles et restent modifiables après l'émission — un brouillon n'en porte pas, un document annulé est figé.